Congres Zorgondersteuning 17 maart 2023

Maanden zijn we bezig geweest met de voorbereidingen van het jaarcongres van Zorgondersteuning vzw met als topic ‘Schaarste in Zorg en Welzijn: lean als oplossing’. Op 17 maart 2023 was het dan eindelijk zover, we mochten meer dan 240 mensen verwelkomen in Odisee Campus Sint-Niklaas.

Wat hield de organisatie van dit congres in?

• Elke maand kwam de congres commissie (enkele leden van de Raad van Bestuur samen met Allison) samen om het thema te bepalen, te brainstormen over mogelijke sprekers, concept/dagprogramma in te delen, … Op basis van de beslissingen genomen in de congres commissie kunnen we verder met de uitwerking en opvolging.
• We contacteren de sprekers naar beschikbaarheid, update over het thema, opvolging van de presentatie, briefing van de dag, …
• Het succes van een congres ligt onder meer in het op tijd aankondigen van de datum en het topic op socials. Dus we beginnen 3 maanden voor de congres datum met de promotie van sociale media. Zowel Instagram, LinkedIn, Facebook en Twitter zijn de kanalen die de klant wil gebruiken en waar hun doelgroep zich bevindt. Het leukste is het campagnebeeld bepalen want daar staat of valt toch wel heel wat mee qua visibiliteit en stop ratio op socials.
• Ook administratief is er heel wat op te volgen. Inschrijvingen gebeuren via de website maar bevestigingen, vragen over de inschrijvingen, facturatie, naambadges opmaken, noem maar op, elk detail is belangrijk om een goede flow te garanderen, zowel voor ons als de deelnemers.
• We maken ook een heel gedetailleerd draaiboek. Zo weten alle stakeholders tot op de minuut hoe het congres gaat verlopen en wie waar verantwoordelijk voor is. Zo kan er niks vergeten worden. Een goeie voorbereiding is heel belangrijk!
• Tijdens het congres zelf zijn we ook heel actief op de sociale media. We zien dat dit de sociale media van Zorgondersteuning ook een hele grote boost heeft gegeven!
• En de belangrijkste taak na het congres is evalueren! Zowel door de deelnemers een digitaal evaluatieformulier te laten invullen, als door de partners en leden van de Raad van Bestuur te bevragen. Zo hebben wij een beter zicht op hoe het is verlopen voor de deelnemer en wat we volgend jaar nog beter kunnen doen! En raad is? Het hoog aantal deelnemers en de financiële return maakte het een TOP editie! Wij zijn meer dan trots met deze samenwerking en al begonnen met de voorbereidingen voor het congres van 2024 🙂