Achter de schermen tijdens het digitaal congres Zorgondersteuning vzw

Achter de schermen tijdens het digitaal congres Zorgondersteuning vzw

Maanden hebben we met Purquapa en Zorgondersteuning vzw gewerkt naar 25 februari 2021. Zorgondersteuning organiseert elk jaar een congres, met steeds meer dan honderden genodigden. Tijdens een corona crisis kan je ofwel bij de pakken blijven zitten, ofwel jezelf heruitvinden. En dat laatste hebben ze bij Zorgondersteuning zeker goed begrepen. In plaats van een fysiek congres, organiseerden we dit congres volledig digitaal. Niet met opnames, nee, we go all the way: full digital congres én volledig LIVE vanuit de Motcha Studio’s. Meer dan 270 inschrijvingen, 11 sprekers, een volledig dagprogramma afgewisseld met live muziek, een DJ en een bartender! Wat houdt de organisatie van een dergelijk congres in?

  • participeren in de congres commissie. Zij bepalen wat de inhoud van het congres wordt, wie de mogelijke sprekers kunnen zijn, wat de rode draad doorheen het programma wordt, etc.
  • contacteren en opvolgen van de sprekers. Welke template mogen ze gebruiken voor hun presentatie, wanneer moeten ze deze toesturen, waar moeten ze de dag zelf zijn, briefing van timing in de studio, etc.
  • promotie van dit congres. We stelden een communicatieplanning op voor LinkedIn en Facebook. Welke posts komen op welke dag, is er voldoende afwisseling en is dit allemaal in lijn met het campagne beeld en look and feel van dit congres. We maakten digitale nieuwsbrieven op om naar specifieke doelgroepen van de database van Zorgondersteuning te versturen.
  • beheer van de inschrijvingen. We zorgen voor automatische bevestigingsmails en facturatie.
  • budget bewaking. Bij de start stellen we een forecast van het budget op en dit houden we in de maanden, weken en dagen voor het congres nauw in de gaten.
  • opmaak en uitrol draaiboek. De dag zelf moet alles tot op de seconde getimed zijn. Een goede voorbereiding is dus alles! Wij maakten het draaiboek op, zowel voor de sprekers, de organisatie, als voor de studio. Dit draaiboek namen we door tot in de late uurtjes de avond voor het congres in de regiekamer van de Motcha Studio (zie foto).
  • opmaak steekkaarten en begeleiding congres voorzitter. Een cruciale rol deze dag is voor de voorzitter die alles aan elkaar moet praten. Hij praat tegen een zwarte muur, met hier en daar een camera. Geen publiek, geen interactie. We schreven zijn bindteksten en bundelden deze in steekkaarten waar hij telkens op kon terugvallen. Vanuit de regie kamer bedienden we de ondersteunende slides zodat het publiek kon meevolgen.
  • social media posts tijdens het congres zelf. Niet enkel vòòr het congres, ook tijdens het congres waren we actief op social media. De statistieken van de LinkedIn pagina zeggen voldoende, wat een boost voor de socials!
  • opmaak evaluatieformulieren. Lessons learned! Heel belangrijk. Wat vond iedereen er nu van? Wat kunnen we anders/beter doen volgend jaar? We maken in een Google Form een evaluatieformulier op die we uitsturen na afloop van het congres. En raadt eens?! Top scores voor organisatie en professionaliteit! 😊 Enkele reacties: “Mooi congres, perfecte organisatie!” – “Heel mooi alternatief voor een live congres, zeer goede organisatie” – “Zeer mooie organisatie! Zeker niet evident en gemakkelijk om dit digitaal te organiseren.”

We bieden een hele waaier van
mogelijkheden aan.

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.